La administracion y la informatica

      Es un proceso meticuloso que se lleva a cabo para organizar un proyecto con algún objetivo dentro de una empresa u organización con el fin de tener un control de los recursos con que se cuentan.

      La administración podría definirse también como, el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que trabajando en grupos, las personas alcancen con eficiencia las metas seleccionadas.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

      La administración puede darse donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.

      Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

      En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar.

      La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Fechas y Personajes

La administración científica brindó grandes contribuciones como dan a conocer a continuación.

Frederic W. Taylor. (1903)
      Conocido como "el Padre de la Administración Científica" su preocupación principal era aumentar la productividad mediante una mayor eficiencia de la producción y una mayor remuneración para los trabajadores, con la aplicación del método científico. Sus principios recalcaban el uso de la ciencia. La creación de armonía y cooperación en el grupo. El logro de la producción máxima y el desarrollo de los trabajadores.

Henry L. Gantt. (1901)
      Propuso la selección científica de los trabajadores y una "cooperación armónica" entre ellos y la administración. Desarrolló la gráfica que lleva su nombre. Insistió en la necesidad de la capacidad.

Frank y Lillian Gilbreth. (1916)
      A Frank se le conoce principalmente por sus estudios de tiempos y movimientos. Lillian Psicóloga industrial, centró su atención en el aspecto humano del trabajo y en la comprensión de las personalidades y necesidades de los trabajadores.

De Fayol:

1. División del trabajo. Este es el principio de especialización que los economistas consideran necesario para obtener un uso eficiente del factor trabajo. Se aplica a todo tipo de actividades, tanto técnicas como administrativas.

2. Autoridad y responsabilidad. Considera que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas y señala que ésta se desprende de aquélla como consecuencia. Concibe la autoridad como una combinación de la autoridad oficial, derivada de la posición del administrador, y la autoridad personal, desprendida de su inteligencia, experiencia, dignidad moral, servicios prestados, etc.

3. Disciplina. Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia, aplicación, energía y señales exteriores de respeto, declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles.

4. Unidad de mando. Cada empleado no debe recibir ordenes de más de un superior.

5. Unidad de dirección. Cada grupo de actividades con el mismo objetivo debe tener un director y un plan. A diferencia del cuarto principio, se refiere a la organización del cuerpo directivo, más que al personal.

6. Subordinación del interés individual al interés general. Es función de la administración conciliar estos intereses en los casos en que haya discrepancia.

7. Remuneración. La remuneración y los métodos de retribución deben ser justos y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario.

8. Centralización. Como cualquier agrupación, las organizaciones deben ser dirigidas y coordinadas desde un sistema nervioso central. Pero la cantidad de centralización o descentralización apropiada depende de cada situación. La meta es lograr el grado de centralización que permita el mejor uso de las habilidades de los empleados.

9. Jerarquía de autoridad. Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los más altos rangos hasta los más bajos, pero se podrá modificar cuando sea necesario.

10. Orden. Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien organizados de manera que la organización opere con suavidad.

11. Equidad. Los administradores deben ser leales y respetuosos con el personal, y demostrar cortesía y justicia en su trato.

·Sustituir las reglas prácticas por la ciencia (conocimiento organizado).
·Obtener armonía en lugar de discordia en la acción del grupo.
·Lograr la cooperación entre los seres humanos, en lugar de un individualismo caótico.
·Trabajar en busca de la producción máxima, en lugar de una producción restringida.
·Desarrollar a todos los trabajadores hasta el grado más alto posible para su beneficio y la mayor prosperidad de la compañía.

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre debe haber coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.

2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.

3. Su unidad temporal. A pesar de que se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo tanto, en todo momento de la vida de una empresa se está dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

4. Su unidad jerárquica. Todo aquel que cuenta con carácter de jefe en un organismo social, participa en distintos grados y modalidades, de la misma administración. "Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo"

Áreas de estudio de la administración

Producción. Es considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas.

Finanzas. Toda empresa trabaja con base en constante movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro de capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, preocupando contar con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de un buen funcionamiento.

Mercadotecnia. A través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su objetivo es reunir los factores que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyendo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.

Recursos humanos. Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan acorde con los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento de selección de capacitación y de desarrollo.

Las ciencias y técnicas auxiliares de la Administración se clasifican en tres grupos:

Psicología: estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y operaciones. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en estas áreas tales como: selección de personal, exámenes psicométricos, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos, etc.

Sociología, ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Sus aportaciones son, el estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc.

Disciplina técnica, comprende un grupo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero utilizan y aplican fundamentos científicos. Las disciplinas son ingeniería industrial, contabilidad, ergonomía, y cibernética.

Cibernética. Es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina.

Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las máquinas instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre.

Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre su cultura, y de desarrollo en sociedad.

Diferencia entre administración e ingeniería industrial

      La diferencia entre ambas es que en la ingeniería industrial se enfoca al área de producción en las empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.

COMPOSICIÓN DEL ENTORNO DE LA EMPRESA.

Empresa, es un grupo en el que a través de la administración del capital y el trabajo se elaborar productos y/o servicios para satisfacer las necesidades de la comunidad.

      Está compuesta por los grupos de interés de la organización, es decir, por los grupos que tienen impacto directo en las actividades de la organización. Los grupos de interés externos incluyen a los clientes, proveedores, gobierno, grupos de interés especial, medios de comunicación, sindicatos, instituciones financieras, y a la competencia mientras que los de interés interno incluyen a los empleados, accionistas y al consejo de administración.

Tipos de empresas.

Pública, en este tipo de empresa el capital pertenece al estado generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.

Privada, en este tipo el capital es propiedad de inversionistas privados cuya finalidad es eminentemente lucrativa.

Clasificación de acuerdo a su giro, origen de capital y tamaño.

Recursos de la empresa

Materiales: edificios, maquinaria, equipos, materia prima, productos terminados.

Humanos: obreros, empleados, supervisores inmediatos, técnicas.

Sistemas o servicios: de producción, de ventas, de finanzas, de organización.

¿ Qué determina el entorno de la empresa ?

      Determina tanto el aumento de la incertidumbre que afronta una organización como el grado de dependencia de otros en cuanto a recursos vitales. Los administradores, en especial los de alto nivel, deben supervisar en entorno exterior y tratar de pronosticar los cambios que afecten a la organización.

Función del administrador.

      Los administradores deben balancear los intereses de los diversos grupos de influencia para el bien de la organización como un todo. Deben distinguir entre cambios cíclicos y estructurales en la economía y ajustarse a ellos. Los avances tecnológicos en las comunicaciones y el transporte han provocado que el entorno internacional sea cada vez más importante.

EL LIC. EN INFORMÁTICA Y LA ADMINISTRACIÓN.

      El principal efecto de la computarización en las organizaciones ha sido la capacidad para procesar papeleo con precisión y velocidad inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a los papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado.

      La cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de la información basada en la computación y de las mismas computadoras varía de organización a otra y es una materia de disputa entre los autores sobre administración.

      El reto para la administración es explotar estas nuevas tecnologías, para cuestionar el status quo de la organización, y para controlar el cambio más que trabajar para prevenir o limitarlo.

Proceso administrativo, se define como un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se realiza la administración.

      Las etapas que constituyen al proceso administrativo son: la planeación la organización, dirección y control.

Planeación:es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual de define un problema, se analiza las experiencias pasadas y diseñan planes y programas.

Tipos de planes

Estrategias: son lineamientos generales de la planeación, es diseñada por los miembros de mayor jerarquía, su función es a largo plazo y comprende toda la empresa.

Táctica: se refiere a cada departamento, la practican directivos de nivel medio (gerente funcional) pone en práctica los recursos de la empresa.

Operativa: es a corto plazo y se refiere a cada unidad de un área su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutarse los últimos niveles jerárquicos de la empresa.

Clasificación y de los tipos de planeación.

Propósito: los propósitos son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social.

Investigación: es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

Premisas: es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.

Objetivos: éstos representan los resultados que la empresa espera obtener. Son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Estrategias: se definen como cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas: las políticas son guías para orientar la acción: son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Programas: son esquemas donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos: éste es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios), el origen y la asignación de los recursos de la empresa. Para un periodo específico.

Procedimientos: es un método en el que se detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

      Las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una empresa, la diferencia básica es que las políticas son flexibles y las reglas rígidas o más estrictas.

·Son básicos.
·Son cualitativos.
·Permanentes.
·Semipermanentes.

      Cuando inició el uso de las computadoras en las organizaciones era para procesar datos, y otras funciones por regla general como contabilidad y facturación. Conforme fue aumentando la velocidad y la exactitud para el procesamiento, otras tareas de información administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar estas nuevas tareas, los departamentos de (EDP) elaboraron informes estandarizados para que lo usaran los gerentes de operaciones.

Nacen los Sistema de información Administrativa

      Con el crecimiento de los departamentos de EDP llevó a los gerentes a concentrarse más en la planificación de los sistemas de información de sus organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al nacimiento de los Sistema de Información Computarizado (CIS). Este es un sistema de información que va más allá de la estandarización de datos para ayudar con el proceso de planificación.

Sistema de Apoyo para Decisiones (DSS)

      Es un sistema interactivo de computadora, de fácil acceso y operación, a menos de personas que no son especialistas en computadoras y que usan el DSS para que les ayude a planificar y tomar decisiones. El uso del DSS está extendiéndose, conforme a los avances recientes en máquinas y programas de computadoras, permiten que los gerentes y otros empleados designados tengan acceso basándose en datos de MIS.

Información Diferente para Diferentes Niveles Administrativos

      Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado que el sistema de información de una organización debe proporcionar información a administradores con tres niveles de responsabilidad, control de operaciones, control administrativo y planificación estratégica.

      El diseño de sistemas de información para diferentes niveles administrativos debe tomar en cuenta las necesidades de información de los distintos niveles, así como las necesidades rutinarias de procesamiento de transacciones de la organización entera.

©Arredondo Hernandez Edy Paul