ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE INFORMACIÓN

    Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están relacionadas con todos los problemas de la organización. Esta sección discute varias de las razones por las que se solicitan sistemas de asistencia así como el origen de las propuestas de aplicación.

    Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por uno de los siguientes tres objetivos generales:

    Para alcanzar estos objetivos las empresas emprenden proyectos por una o más de las siguientes razones, las cinco C:

OBJETIVOS QUE PUEDA SATISFACER LA MEJORÍA DE LOS SISTEMAS.

1. Mejorando la productividad burocrática.

2. Reduciendo los costos de operación y burocráticos.

3. Eliminando funciones y actividades innecesarias.

4. Reducciones requisitos de inventario y otros referentes al capital del trabajo.

FIJACIÓN DE POLÍTICAS.

    Las políticas constituyen las directrices que encauzan la acción; es decir que orientan los medios que han de utilizar para conseguir el objetivo propuesto.

7.1. 2 Solicitud del proyecto.

    Con el fin de tener un orden y antecedentes de los sistemas a automatizar, es conveniente que todo proyecto del cual se solicite su incorporación al computador, sea solicitado por escrito, se recomienda que dicha solicitud sea aprobada y apoyada por el jefe del área correspondiente.

    La propuesta presentada por los analistas ante el comité de selección de proyectos es un elemento critico para emprender el estudio de sistemas. Aunque el formato de la solicitud cambia de una compañía a otra.

Ejemplo:

¿Cuál es el problema?

Detalles del problema.

Importancia del problema.}

¿Cuál cree el analista que es la solución?.

¿En que forma será de ayuda un sistema de información?

¿Qué otras personas tienen conocimiento de este problema y se pueden contactar?

    En la propuesta, el solicitante identifica dónde necesita la asistencia y proporciona los detalles. También es de gran utilidad para los miembros de comité, una exposición que describa el significado del problema o situación.

    Si la solicitud de proyecto es generada por un evento aislada o una situación que se presenta con frecuencia, entonces esto indica a los miembros del comité que la situación es mucho más importante. En esta situación tanto la frecuencia como el significado son detalles importantes ya que, aunque el error ocurra una vez puede tener resultados muy peligrosos.

    Dado que se llevará a cabo una investigación preliminar para obtener mayor información con respecto al problema o situación, el solicitante debe proporcionar el nombre de otras personas a las cuales acudir para obtener mayor información.

    Si vas a desarrollar un sistema, primero es necesario revisar la solicitud del proyecto. La elección de una estrategia de desarrollo es un aspecto secundario; lo importante es determinar si la solicitud merece o no la inversión de recursos en una proyecto de sistemas de información.

    Es aconsejable identificar aquellas propuestas, que traerán los mayores beneficios para la organización. Hecho lo anterior, los analistas de sistemas llevan a cabo una investigación preliminar bajo la dirección del comité de selección.

    La finalidad de la investigación preliminar es evaluar las solicitudes de proyectos, es decir, es la reunión de información que permite a los miembros del comité evaluar los méritos de la solicitud de proyectos y emitir un juicio, con conocimiento de causa, con respecto a la factibilidad del proyecto propuesto.

    Los analistas que trabajan en la investigación preliminar deben satisfacer los siguientes objetivos:

1. Aclarar y comprender la solicitud del proyecto. ¿ Qué es lo que se esta haciendo? ¿Qué es lo que se requiere? ¿Por qué? ¿Existe alguna razón diferente a la identificada por el solicitante?.

2.  

3. Determinar el tamaño del proyecto.

4.  

5. Evaluar los costos y beneficios de diversas opciones.

6.  

7. Determinar la factibilidad técnica y operacional de las diferentes alternativas.

8.  

9. Reportar los hallazgos a la administración y formular recomendaciones que invoquen la aceptación o rechazo de la propuesta.

Fuentes de solicitudes de proyectos.

    Existen cuatro fuentes primarias de solicitudes de proyectos. Los solicitantes dentro de la organización son: los jefes de departamento, los altos ejecutivos y los analistas de sistemas. Por otra parte, es probable que las dependencias de gobierno externas a la organización también solicitan proyectos de sistemas de información. De acuerdo con el origen de la solicitud y motivo para hacerla, los solicitantes buscan ya sea aplicaciones totalmente nuevas o algunos cambios en las ya existentes.

•     Gerentes de departamento: Es frecuente que las personas relacionadas con las actividades cotidianas de la empresa, ya sean empleados o gerentes, busquen ayuda dentro de sus propios departamento.

•     Altos ejecutivos: Es usual que los altos ejecutivos, tales como presidentes, directores de consejos y vicepresidentes, tengan información sobre toda la organización que no esta a disponibilidad de los gerentes. Esta información, aunada con las grandes responsabilidades que estos ejecutivos tienen (ellos dirigen a toda la organización más que a varios departamentos) tiene influencia sobre las solicitudes de proyectos que se formulan.

•     Analistas de sistemas: En ocasiones los analistas de sistemas buscan áreas donde deben desarrollarse proyectos y escriben la propuesta, o animan a una gerente para que este permita la elaboración de la propuesta en su nombre.

•     Grupos externos: Los acontecimientos externos a la organización también conducen a solicitudes de proyectos. Por ejemplo, el gobierno pide a sus contratistas que utilicen sistemas especiales para contabilidad de costos con características estipuladas por el propio gobierno. El departamento de hacienda requiere que las organizaciones mantengan, de manera cuidadosa, registros del pago de nóminas e impuestos de cada empleado. Este departamento también especifica el formato paras diferentes declaraciones de impuestos; en este aspecto el patrón no tiene ninguna opción. Con bastante frecuencia, las nuevas demandas de los grupos externos desembocan en solicitudes de proyectos, ya sea nuevos sistemas o para cambios en los ya existentes. Los proyectos que se originan por esta vía son tan importantes como los de la propia organización. En algunos casos, tales como calendarios muy estrictos, impuestos por la dependencia externa, este tipo de proyectos tiene prioridad mayor que los de, los gerentes.

    Una vez documentado el proyecto, se procede a la distribución y comunicación del mismo a las personas afectadas.

    Previo a la decisión sobre su automatización, todo proyecto debe ser evaluado, bajo un juicio de costo-beneficio que consiste en la medición del ahorro en costos o gastos, la determinación de la rapidez de la entrega de información que se obtendrá y la disminución o eliminación de errores.

    La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar los puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

• Evaluación operacional. Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

• Imparto organizacional. Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales cómo finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información interno y externo.

• Opinión de los administradores. Evaluación de las actitudes de los directivos y administradores dentro de la organización, así como de los usuarios finales.

• Desempeño del desarrollo. La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales cómo tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración los métodos y herramientas utilizadas en el desarrollo.

    La aprobación de un sistema a automatizar debe ser hecho por un funcionario o varios del más alto nivel de la empresa, quines deben tener en mente los objetivos que ellos fijaron cuando adquirieron el computador, ya sea en el sentido de aplicaciones cuya contribución sea mayor en la definición de la estrategia de la empresa, o bien aquellas que producirán los mayores ahorros en costos.

    Una vez aprobado el sistema se le fijará de inicio y cuando se espera que entre en operación. Es conveniente que el área de informática prepare programas de trabajo a corto y largo plazo, donde deberá incluir los nuevos proyectos, anotándolos al final o haciendo los requerimientos necesarios.

    Se desea consignar que el método usual para la presentación de los programas de trabajo es con base a técnicas para la revisión y evaluación de proyectos; cpm, pert o gráficas de barras.

7..2. ¿CÓMO SE CONTROLAN LOS SISTEMAS EN DESARROLLO?

7.2.1. Requerimiento de tiempo de proyectos.

    Cada organización tiene diferentes formas de desarrollar proyectos, en general una algoritmo para el desarrollo de un proyecto seria:

1.     El gerente de áreas, es decir el departamento que quiere el nuevo proyecto, haga la solicitud del proyecto al gerente de sistemas, quien es el encargado de la realización y control de tiempo de los proyectos.

2.     El gerente de sistemas al recibir el requerimiento del proyecto, lleva esta solicitud a la gerencia general, para que esta gerencia determine las prioridades de ese proyectos en el caso de hallar otras solicitudes de proyectos, y determinar el orden en que se realizaran los proyectos.

3.     La gerencia de sistemas después de tener el consentimiento de la gerencia general, para realización del proyecto, analiza los requerimientos del proyecto y determina si va ser desarrollado internamente o será externo.

4.     Si existe uno en el mercado que cumpla con los requerimientos que se piden del proyecto a realizar será externo, ya que sale mejor comprarlo, y si va ser interno, ahí en la empresa se empiezan a realizar las entrevistas con el gerente de área que pidió el nuevo proyecto.

5.     Si es desarrollo interno el gerente del área que pidió el proyecto le proporciona toda la información necesaria para el nuevo proyecto al gerente de sistemas.

6.     El gerente de sistemas elabora el diseño general y entrega las actividades al coordinador de sistemas al programador analista, y a todas las personas involucradas en el desarrollo del proyecto.

7.     Una vez terminado el proyecto, queda al implantador de sistemas capacitar a todos los usuarios que utilizaran este sistema, así como elaborar un instructivo del sistema.

8.     Y por último el usuario recibe la capacitación e inicia la operación del sistema.   

    El tiempo de desarrollo de un proyecto se puede ver afectado por diversos factores, tales como la habilidad, conocimiento, y la habilidad de las personas que estiman el tiempo que usualmente es el coordinador del proyecto.

    A continuación se presentan algunas características de los proyectos que se desarrollan a tiempo:

• Una estimación cuidadosamente formulada de los requerimientos de tiempo.

• Un medio para monitorear el avance.

• (Estos dos puntos quedan integrados en una matriz de compromiso la cual contiene las actividades a realizar del proyecto, el responsable de esas actividades, los días que se tardara en realizarlas y las fechas de inicio y fin de dichas actividades.)

• Un medio para comparar el desempleo planeado con el real.

• (Esto se lleva acabo mediante un diagrama de Gann, la cual la tiene el gerente de sistemas y va checando los avances de las actividades que se habían planeado.)

• La información suficiente para enfrentarse a los problemas cuando estos surjan. ( Es decir estar bien documentado de los requerimientos del sistema.)

 

 

Veremos la distribución típica del tiempo para el desarrollo de un proyecto:

1. El 35% del tiempo generalmente se tarda en el diseño del proyecto. Es decir en hacer un análisis minucioso de lo que realmente quiere el cliente que pidió el proyecto.

2.  

3. El 5% del tiempo de proyecto se lleva en la documentación del proyecto.

4.  

5. El 25% del tiempo tarda en la codificación del proyecto, realizado por los programadores.

6. El 35% del tiempo tarda al prueba y depuración, al terminar el sistema se checa que haya quedado bien y si tiene algún problema es el tiempo de arreglarlo.

 



 

7.3. COMO SE CONTROLAN LOS SISTEMAS YA IMPLANTADOS.

    La recepción de los sistemas por el área operativa tanto del área de Informática como del usuario, debe ser hecha con todo el cuidado necesario ya que una vez operando los sistemas, cuando estos fallan por imprevisión en su recepción, se traduce en llamadas constantes al analista o programador para que indique o instruya la atención del programa.

    Además del atraso del trabajo, incluso esto puede causar desprestigio al área de sistemas y provocar una reacción de resistencia ante nuevos trabajos a automatizar.

    Lo anterior acarrea retrasos a otros sistemas que el analista o programador esta desarrollando.

    El jefe de operación por ser el responsable de la función del manejo rutinario del computador o el usuario en su caso, es el llamado a efectuar la revisión que se señala cuidando que lo que mencionan los instructivos sea como realmente se opera, siguiendo para tal fin cada uno de los pasos y programa verificando condiciones, paradas, etc. Y regresando los instructivos incorrectos.

    Ellos deben de haber revisado con todo cuidado la prueba del sistema, incluso se recomienda que la prueba en paralelo sea responsabilidad del área de sistemas con el auxilio necesario de operación o del usuario.

    Es indispensable que estos señores pongan una atención marcada en las instrucciones sobre condiciones anormales que se presentan en la operación del sistema, ya que un mal manejo o interpretación incorrecta pueden ocasionar una pérdida considerable de tiempo.

Personal de Operación: Muchos sistemas dependen del personal del centro de computo, el cual es responsable de mantener al equipo funcionando, así como de proporcionar el servicio de apoyo necesario. Su capacitación debe asegurar que puedan manejar todas las operaciones posibles, tanto rutinarias como extraordinarias.

    Si el sistema necesita la instalación de nuevo equipo, por ejemplo, un nuevo sistema de computación, terminales especiales, o equipo distinto para la captura de datos, la capacitación de los operadores debe incluir aspectos tan básicos como saber prender el equipo, usarlo, apagarlo y también un conocimiento de lo que es una operación y uso normal. También debe capacitarse a los operadores acerca de los desperfectos mas comunes, como reconocerlos y que pasos llevar a cabo cuando ocurran.

    La capacitación también necesita la familiarización con los procedimientos de ejecución, lo cual implica trabajar a través de la sucesión de actividades necesarias para usar un nuevo sistema. Estos procedimientos permiten a los operadores de la computadora familiarizarse con las acciones que deben realizar (como montar discos o cintas magnéticas, copiar archivos, cambiar las formas de impresión o hacer funcionar sistemas de información) y saber cuando deben ocurrir dichas acciones.

Usuario: La capacitación de usuario puede implicar el uso de equipo, particularmente en el caso en que, digamos, una microcomputadora este en uso y la persona en cuestión sea al mismo tiempo operador y usuario. En estos casos, primero se debe capacitar a los usuarios sobre como operar el equipo. Preguntas que pueden parecer triviales para el analista, por ejemplo, como prender una terminal, como introducir un diskette en una microcomputadora, o cuando se debe apagar el equipo sin el peligro de perder los datos, son problemas importantes para los nuevos usuarios que no están familiarizados con las computadoras.

La capacitación de los usuarios también deben incluir la identificación de los problemas, determinando si el problema que surge es causado por el equipo o el software o por algo hecho por ellos al usar el sistema. Al incluir una guía de identificación de problemas en la documentación de los sistemas, se obtendrá una referencia útil por mucho tiempo después de terminar el periodo de capacitación.

    Las actividades de manejo de datos que reciben la mayor atención en la capacitación de usuarios son la captura de los datos(como guardar nuevas transacciones), la edición de datos(como modificar datos grabados previamente), la formación de consultas(como localizar registro específicos u obtener respuestas a preguntas) y el borrado de registros de datos.

    Estos deberán contar con toda clase de instrucciones escritas con sencillez y claridad para la operación del sistema, es decir conservará el diseño de los documentos fuente, su control, captura de datos, operación tanto periférica como del computador y la entrega de reportes (salida de información), así como el diseño de los archivos de entrada y salida y una gráfica de la operación del sistema.

    Como parte del software de las computadoras a medida que son más modernas contienen mayores ayudas que facilitan y simplifican el diseño de los instructivos de operación. Es recomendable que los analistas y programadores tengan plena conciencia de las ayudas que proporciona este software y de las ventajas que representa su uso.

    Las innovaciones o cambios que los fabricantes de computadoras hacen a sus equipos son frecuentes y de importancia se señala como conveniente el escoger a una persona del área de sistemas o programación para que esté enterada de todos esos cambios, los estudie, se compenetre con ellos y si son de utilidad para la empresa se encargue de capacitar a los demás.

    Antes de efectuarse la prueba en paralelo el analista o programador mediante una serie de pláticas debe orientar al personal de operación o usuario sobre las generalidades del sistema y con instructivos escritos los capacitará hasta la correcta ejecución del trabajo y durante dicha prueba en paralelo ellos recibirán instrucción práctica.

a)- Diseño de Documentos Fuente, es conveniente procurar que sean diseñados de tal forma, que la toma de datos para el sistema siga una secuencia lógica relacionada con el tipo de entrada que se usará en el computador, es decir, que el arreglo de columnas y renglones sigan los pasos de captura de datos.

    Existe el caso de documentos de uso general en la empresa a los que debe supeditarse el sistema, en ese caso debe adaptarse lo mejor posible el tipo de entrada del computador a él.

b)- Cifras de Control, todo documento que se envía al área de operación necesita contar con cifras de control que permita tener una seguridad razonable de los datos a procesar.

    Es necesario establecer una política interna en la empresa que prevea que todo dato que va a ser procesado por el computador esté controlado. Las cifras de control deben ser lo suficientemente completas para detectar rápidamente una falla en la entrada de datos y corregirla.

c)- Registro diario de datos recibidos, es importante contar con un registro donde se apunten los movimientos diarios de documentos y reportes de tal manera que permitan la comprobación de su movimiento.

a)- Instructivos de Captura, el contenido de dichos instructivos puede ser el siguiente:

b)- Medición de la Eficiencia del área de Captura, este trabajo es muy fácil de medir ya que la productividad de las capturistas representa el volumen de golpes dados por unidad de tiempo (hora, día). Es necesario como complemento, tener un adecuado control de la corrección y cantidad de trabajo que se desarrolla en esta área, llevar una estadística de errores cometidos y trabajos recapturados.

c)- Lineamientos para la captura de datos. ( en un sistema )

    El analista debe de comenzar por capturar solo aquellos datos que son mas importantes de estos existen dos tipos de datos que son los siguientes:

    Existen también igualmente importantes otros tres tipos de datos de captura que son:

d)- Métodos de captura. Existen cuatro métodos diferentes a considerar y cada uno emplea equipo y preparación de datos específicos.

    En la actualidad la perforación, un método que por razones históricas es el mejor conocido y el mas utilizado para la captura de datos. En este método el documento fuente se llena mientras se lleva a cabo la transacción. Después los datos se transcriben hacia una forma codificada y se perforan en tarjetas. Después de la preparación, verificación y corrección, los datos son leídos por la computadora. La lectora de tarjetas proporciona una validación final para asegurar que no falten datos y tampoco existan errores durante la preparación y la entrada.

Para resumir, los siguientes pasos son necesarios para capturar datos de un documento fuente en una perforadora:

1. Escribir los datos del documento fuente.

2. Si es necesario, codificar los datos del documento fuente en una forma aceptable para el procesamiento por computadora.

3. Perforar los datos en tarjetas.

4. Verificar las tarjetas perforadas volviendo a proporcionar los datos a la maquina de verificación, la cual los compara con los datos ya perforados.

5. Agrupar las tarjetas en un lote para que la computadora las lea y procese.

6. Validar los datos a medida que la computadora los lee para su procesamiento.

7. procesar los datos.

• Captura de datos fuente con dispositivos teclado almacenamiento

    Los documentos fuente también se emplean en ambientes donde no es necesario ingresar los datos por medio de tarjetas perforadas. Con los dispositivos teclado-almacenamiento el personal encargado de la captura traja con un mismo tipo de documento fuente. Los datos ingresan al sistema por una estación de trabajo y se graban sobre un medio magnético de almacenamiento.

    En resumen, los pasos necesarios para capturar datos de un documento fuente en un ambiente que utiliza dispositivos teclado-almacenamiento son los siguientes:

• Captura de datos fuente con un scanner.

    El procesamiento óptico de caracteres permite a las organizaciones acelerar sus actividades de captura en un 50% y 70%.

    Para esto se necesita un documento que pueda ser utilizado directamente por el scanner como documento de captura. Cuando ocurre la transacción, los datos son escritos o marcados en forma tal que pueden ser leídos, algunas veces con letras y números escritos a mano mientras que en otros casos se emplean símbolos o cajas especiales para representar los datos.

    Las terminales inteligentes son similares a las de los tubos de rayos catódicos y tienen capacidades de procesamiento como si contaran con un microprocesador.

    A diferencia de los otros métodos, las terminales inteligentes pueden interactuar en forma directa con la computadora en una de dos formas posibles. Cuando la interacción es completa, lo que se conoce como sistema en línea, el operador introduce las transacciones y recibe con rapidez los resultados del procesamiento. La otra forma seria en los sistemas diferidos en línea. La captura y validación de los datos ocurre en forma interactiva, es decir en línea. Sin embargo, el procesamiento se difiere, lo que significa que las transacciones se acumulan en un lote para después ser procesadas.

a)- Programación de Trabajos, debe existir un programa de trabajos con una secuencia de tiempos donde estén registrados todos los compromisos a cumplir con el computador.

    Cada día, el jefe de operación o el usuario debe elaborar un programa detallado que guiará a los operadores, contendrá además de sus datos generales como, nombre del reporte, fecha, número de hoja, etc., las siguientes columnas:

    Los nuevos computadores cuentan con un sistema de contabilidad, que automáticamente cuando el usuario u operador lo requiera, puede obtener un reporte de los trabajos ejecutados en un lapso de tiempo determinado.

b)- Medición de la Eficiencia, es importante contar con un registro diario detallado de lo realizado por el computador donde se incluyan trabajos realizados, tiempo de cada uno, reprocesos, fallas de máquina, trabajos no realizados por diversos motivos, de tal forma que proporcionen información sobre el comportamiento de la computadora y el personal de operación que permitan la toma de medidas correctivas.

    Se recuerda que las computadoras modernas proporcionan información en forma automática de lo ocurrido en ellas.

c)- Control de los Archivos, la información que se maneja en la computadora se encuentra en diskettes, discos duros, cartuchos magnéticos, microfilmes, etc. Y deben ser debidamente protegidos contra cualquier tipo de riesgo, además de buscar su máximo aprovechamiento. Es recomendable que exista un responsable directo del manejo físico de este tipo de archivos.

    Así como existe un control de trabajos y procesos, el área de operación o control de calidad debe contar con un calendario con fechas de entrega e instrucciones que permitan controlar la información así como su destino.

    Es necesario que toda información antes de su entrega sea verificada en los reportes de detalle, ésta se hace por lo regular basándose en cifras globales. Lo que se busca es no entregar un trabajo del cual no exista la certeza de que fue preparado correctamente.

En los casos de información por excepción es muy difícil hacer una comprobación completa que permita asegurarse que los datos son correctos, por lo que desde la programación del computador deben diseñarse controles internos en la máquina que aunados a pruebas selectivas permitan tener una razonable seguridad en la información proporcionada.

Sin duda debe existir un responsable de su guarda el cual puede ser el jefe del área.

Estos deben estar asentados en un catálogo Indice, deben ser guardados bajo llave.

Él prestarlos sólo se hará bajo firma de acuse de recibo y a personal responsable autorizado.

Es necesario contar con un procedimiento adecuado para aprobación y control de las modificaciones de tal manera que exista una perfecta comunicación y coordinación de las áreas afectadas.

7.3.7. Reglamento interno.

Es necesario contar con un reglamento interno que prevea condiciones tales como:

Acceso de personal al área de proceso.

Medidas protectoras en cuanto a limpieza y seguridad.

Medidas para el comportamiento del personal.

Nombres del personal responsable de las áreas usuarias.

A quién se debe recurrir en caso de emergencia:

Por mantenimiento.

Por operación.

 

 

 

CONCLUSIONES

    Se aprendió a detectar un problema para después iniciar un análisis y diseño de sistemas para la solución del dicho problema. Una vez ya detectado y analizado se presenta a la alta gerencia para la aprobación del proyecto. Ya aceptado empieza su desarrolla desde la codificación hasta pruebas y depuración, así como también la documentación del sistema desarrollado, el que fue un problema paso hacerse la solución después un proyecto y finalmente un Sistema de Información. Ya siendo un sistema se implanto que su operación.

©Arredondo Hernandez Edy Paul